制定：2017年11月1日

最終改訂：2024年4月1日
レコードマネジメントサービス株式会社
代表取締役社長　金山　克己

レコードマネジメントサービス株式会社（以下、「当社」）は、「記録情報管理の専門企業」です。NRMレコードマネジメントグループの一員として、主に記録情報のライフサイクルにおける保存・活用・廃棄(抹消)処理、電子化等を主たる業務としています。

当社は「記録情報管理の専門企業」としての社会的使命や責任を十分に認識し、業務上取扱う全ての個人情報について本人の権利を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守し、以下の方針を具現化するため「個人情報保護マネジメントシステム」を確立・実施・維持します。

また、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に考慮して個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に全社を挙げて真摯に取り組むことを宣言いたします。

―記―

1.個人情報の取得・利用及び提供について

当社の個人情報の取得は適法かつ公正な手段によって行います。個人情報を取得する際は取得目的を社員全員に周知させ、その利用範囲を明確にします。

また、特定された利用目的外の個人情報の取扱いを行わないこと及びそのための措置を講じることとします。

更に、ご本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供しないことを明言いたします。

2.個人情報に関する法令、国が定める指針及びその他の規範の遵守について

当社は、JISQ15001や個人情報保護法のほか、各省庁・自治体等が定める指針・条例・ガイドライン等の規定を遵守します。

また、これら規範の更新状況を調査し、最新の規範を速やかに入手・管理する体制を構築いたします。

3.個人情報の漏えい、減失又は毀損の防止及び是正について

当社は、個人情報への不正アクセス、漏えい、減失及び毀損等のリスクに対して、当社の事業内容・経営状況に合致した合理的かつ実施可能な最良の安全対策を講じ、個人情報のセキュリティ体制を継続的に維持・向上させます。

また、万一漏えい等の事故が発生した場合には、速やかに是正処置を講じます。

4.苦情及び相談への対応について

当社では、下記のお問い合わせ窓口で本個人情報保護方針に関するお問い合わせ並びに当社の個人情報の取扱いに関する苦情及び相談をお受けいたします。

［個人情報　お問い合わせ係］

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

当社は、個人情報保護に関する本人や社会のニーズ、IT技術の動向等を含めた当社を取巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に個人情報保護マネジメントシステムを見直して、その改善を継続的に推進します。

本方針は、全ての役員及び従業員に配付して周知徹底を図るとともに、従業員各自の教育、啓発及び意識改革に努め、常に個人情報保護意識の高揚を図ります。