電⼦化サービス
日々大量の文書や資料が発生し、オフィス環境が悪化していませんか？
紙から電子へ移行しましょう！
スムーズなデジタル化で、ビジネスをもっとスマートに。
よくあるお悩み
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紙の⽂書しかないので、
リモートワークができない -
オフィスが⽂書でいっぱいで
作業スペースが⾜りない -
紙の書類、もし盗まれたり
無くしたりしたらと思うと⼼配 -
書類の⼭から必要な書類を
探すのに時間がかかる -
⽕事や⽔害で⼤事な書類が
使えなくなったら、どうする？ -
紙の消費量が⼤量、
環境にも良くないね
サービス概要
RMSでは、お預かりした紙文書をレコードセンターで電子化し、クラウド経由での管理を提供しています。これにより、オフィススペースを有効活用し、文書の検索や共有が簡単になります。さらに、COM化によるマイクロフィルム保存で長期保存の安定性を確保し、災害時のリスクも軽減します。文書の管理がより効率的かつ安全になります。
SERVICE01電⼦化サービス
RMSの電子化サービスは、紙文書の重要性を保ちながら、電子文書管理の需要に応えます。
お預かりした紙文書をレコードセンターで電子化し、クラウド経由で迅速に配信するサービスを展開しています。このプロセスにより、文書のセキュリティが強化され、災害時のリスク管理にも貢献します。
お客様はどこからでも安全に文書へアクセスでき、ビジネスの連続性を保ちながら、紙の管理にかかるコストと時間を大幅に削減できます。
RMSの電子化サービスは、ビジネスをより効率的かつ安全に進めるための強力なサポートを提供します。
電⼦化の進め⽅（例）
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STEP01
- 準備と選定
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- 電⼦化する⽂書の選定
- 電⼦化する⽂書を物理的に整理
- スキャンの品質やファイル形式の決定
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STEP02
- スキャニング
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- 物理的な⽂書を専⽤のスキャナーでデジタル化
- ⾼解像度でのスキャンを⾏い読み取りやすいデジタルコピーを作成
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STEP03
- 品質チェック
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- スキャンされた⽂書の品質を確認
- 不鮮明な部分や読み取りにくいテキストがないかチェックし必要に応じて再スキャン
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STEP04
- インデックス付けと分類
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- デジタル化された⽂書にタイトル・⽇付・その他の関連するメタデータを付加
- ⽂書を簡単に検索できるように分類
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STEP05
- データ保存と管理（WEBオーダーシステムに登録）
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- デジタル化された文書をセキュアなストレージに保存
- アクセス権限の設定とデータのバックアップを行う
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STEP06
- アクセスと共有
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- オンラインアクセスやデータベース経由での検索機能を提供
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STEP07
- 廃棄と保管
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- 電⼦化が完了した物理的な⽂書の適切な廃棄または保管を計画
- 機密性の⾼い⽂書は適切な⽅法で廃棄する
SERVICE02COM化サービス
RMSでは、COM化（Computer Output Microfilm）サービスを提供しています。
電子データを自動的にマイクロフィルムに変換し、長期安定保存を実現。これにより、電子データの長期保存の不安定性を解消し、法的証拠能力も確保できます。
長期保存が義務付けられている文書の保存において、COM化はその価値を最大限に発揮します。
RMSのCOM化サービスは、ビジネスをより効率的かつ安全に進めるための強力なサポートとなり、お客様の貴重な情報資産を確実に守ります。
COM化サービスの特長（例）
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merit.01
⻑期保存可能
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マイクロフィルムは500年保存でき、JIS6018（ISO11506）に準拠しています。電⼦データの保存媒体（ハードディスク、SSD、磁気テープなど）と⽐較して、⾮常に⻑期間の保存が実現できます。
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merit.02
法的証拠能⼒
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重要な文書の長期保存には法的要件がありますが、マイクロフィルムはこれらの要件を満たす認められた手段です。マイクロフィルムは改ざんが難しく、信頼性の高い保存方法で、法的証拠としての効力が強固です。
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merit.03
可視媒体
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マイクロフィルムは可視媒体であり、長期保存に適しています。将来的にはマイクロフィルムから電子データ化も可能で、OSやアプリケーションに依存しないため、技術の進化によるデータ読み取りの問題を回避できます。
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merit.04
保管料コスト削減
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電子データの保存には定期的なメンテナンスや技術の更新が必要ですが、マイクロフィルムはこれらの追加コストが不要です。長期的に安定した保存が可能で、保管もコンパクトに済むため、保管料も削減できます。
SERVICE03電子配信サービス
RMSの電子配信サービスでは、お客様の大切な文書をレコードセンターで丁寧に電子化し、セキュリティを最優先に考えたクラウドサービスを介して、どこからでもアクセス可能な形で迅速にお客様にお届けします。
このプロセスにより、必要な情報を迅速に利用可能となります。情報の安全性を保ちながら効率的な文書管理を実現し、お客様の業務を飛躍的に効率化します。
電⼦配信サービスの流れ
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STEP01
- ⽂書保存箱の選択
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「⽂書管理WEBオーダーシステム」より、電⼦化したい⽂書保存箱を選択します。
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STEP02
- ⽂書保存箱の取り出し
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レコードセンター内にある⽂書保存箱の配架エリアから該当の⽂書保存箱を取り出します。
＊配架エリアでは教育された特定のスタッフが作業にあたり、施設への⼊構も特定のスタッフのみに限定されています。
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STEP03
- 電⼦化‧暗号化
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レコードセンター内の電⼦配信センターで電⼦化‧暗号化します。
＊電⼦配信センターはネットワークから遮断された環境ですので、⽂書情報が外部に漏洩されません。
＊電⼦化の解像度等はお客様のニーズに沿った内容で実施します。
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STEP04
- お客様に通知
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レコードセンター内のシステムセンターで専⽤WEBサーバーに電⼦化データをアップロードし、クラウドサービス経由でお客様に通知します。
＊システムセンターはカードキーによる⼊室制限を⾏っています。
お客様は通知を受けクラウドサービスよりダウンロード‧復号化しPDFデータで⽂書を受け取ります。
電子配信サービスの特長
効率性
レコードセンターの電子文書は即時アクセスで時間を節約し、物理的保管スペースを減らしてオフィス空間を有効に活用できます。コストの削減にも繋がります。
安全性
レコードセンターでは、電子化された文書のアクセス制御、暗号化により、文書の安全性を厳格に保ちます。これにより、情報漏えいやデータ損失のリスクを最小限に抑えます。
柔軟性‧迅速性
電子文書のアクセスが可能となり、チーム間の共有や協業を容易にし、業務の柔軟性と迅速性を高めます。
持続可能性
災害時のリスク軽減、交通遅延の回避、排ガス削減による環境保全を実現し、業務の継続性と環境責任を高めます。
導入メリット
デジタル化で効率アップ！文書管理の未来へ
RMSの電子配信サービスを利用することで得られる主なメリットは、次の通りです。
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即時アクセスと
効率的な情報共有デジタル化された文書は、どこからでも迅速にアクセスでき、複数の人と簡単に共有可能です。これにより、情報の検索や取得にかかる時間が短縮され、リアルタイムでの情報更新が可能になります。
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スペースの節約と
コスト削減レコードセンターの利用で、保管コストの高いオフィススペースを有効活用できます。オフィス環境が改善され、コスト削減にもつながります。節約したスペースを他の用途で活用することも可能です。
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強化されたセキュリティと
プライバシーの保護デジタル文書は、暗号化やアクセス制御により、紙の文書よりも高度なセキュリティを提供します。不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に軽減します。
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災害からの保護と⽂書の
持続可能性デジタル文書は、火災や水害などの物理的な災害から保護され、簡単にバックアップが可能。これにより、文書の長期保存と安全性が確保されます。
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検索と整理の容易さ
デジタル文書は簡単に検索でき、効率的なファイリングと整理が可能です。迅速に必要な情報を見つけ出し、業務の生産性を向上させます。また、スペースを取らずに大量のデータを管理できます。
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環境に優しい
紙の使用量を減らし、環境への影響を軽減します。これにより、持続可能なビジネスプラクティスを推進し、企業の環境責任を果たせます。さらに、森林資源の保護にも貢献します。
⽂書管理WEBオーダーシステム
文書の引き取りからアクセスまでをシームレスに実現
WEBオーダーシステムを利用し、引き取りから保管、アクセスまでスムーズに行えます。
常に一貫したセキュリティで、お客様の貴重な情報を守り続けます。
お客様のオフィスから、⽂書保存箱の新規保存依頼、検索、取り出し依頼、返却依頼、延⻑‧廃棄をご依頼いただけます。
文書管理WEBオーダーシステム
